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How to Avoid an Information Overload?

Comment se prémunir de l’infobésité
Publié le
10 Janvier 2017

The information overload caused by constant digital connections puts us at risk of a burnout. Neuroscientists all agree that the human brain is not capable of multitasking, which only saps our energy and lowers efficiency. Yet what can we do to mitigate the constant flow of professional and personal messages? Caroline Cuny, a researcher and professor at Grenoble Ecole de Management, provides us with three fundamental tips to successfully navigate our never-ending flow of digital information.

Current information overload is characterized by an excess of digital information that has to be constantly processed by our brain. We're dealing with information at work, home, during pastimes and even at night for those who read messages early in the morning or during bouts of insomnia.

Caroline Cuny explains that: "The cognitive system processes information on both conscious and unconscious levels. When individuals are faced with a flow of information they believe must be processed and answered, their mental capacities are in peril. Constantly processing digital information gives us the illusion of concentration. But in fact, the human brain can't multitask and therefore this tendency to zap from one piece of information to another lowers our abilities and creates exhaustion."

Messages with cognitive and emotional content create stress

Included in this flow of information are often messages from our managers or clients. These types of messages are strong in terms of content because of the expectations they embody. As a result, they also carry an emotional charge that can lead to stress. "We often believe that we can deal with such messages in an almost automatic manner. But that's just an illusion. These messages in particular are the ones we have to be able to take a step back from before answering," adds Caroline.

Who hasn't tried to answer an urgent message during a meeting. We do so while thinking we can follow the meeting and provide a complete and appropriate answer, but that rarely happens. "It's a slippery slope. You'll often leave out important information or respond in a manner that isn't appropriate. Working in an urgent manner puts excessive pressure on us. It's a source of stress and in addition, it causes mistakes that could be avoided. So we have to learn how to prioritize information!" explains Caroline.

Caroline's 3 tips to deal with information overload

1- Be organized!

  • This means setting up various communication channels for the people you interact with. For example, text messages can be for family members (when there’s an emergency), the telephone can be for your manager, emails for clients and colleagues can come knock on your door.
  • Answer emails in an orderly and proactive manner. Set aside several times during the day during which you can focus solely on answering emails.
  • Maintain a global perspective. You have to prioritize the urgency of messages. That means taking time to rank information and decide how much effort each incoming piece of information requires

2- Limit or simply eliminate any interruptions when you're concentrating

  • Set up your email to deactivate push notifications or alerts on your computer and smartphone.
  • Practice the art of compromise. Accept you will not deal with certain emails immediately or at all, and warn those you interact with about your approach.

3- Resist the desire to do everything immediately

  • It's essential to take time for breaks. Otherwise you risk a burnout due to mental overload. What are the signs of a burnout? For example, pay attention to whether or not you can still share positive information with family and friends.

A guide to good habits

The Grenoble Ecole de Management Chair for the Talents of a Digital Transformation has launched a research project to characterize the various types of breaks workers can take such as sudoku, crossword puzzles, gardening or knitting, all of which are recognized as positive break activities. The idea is to identify which habits can help deal with continuous digital demands. The results will be used to produce a guide of good habits to be published mid-2017. The research will be carried out in collaboration with Gaël Allain, a specialist of cognitive psychology and the co-founder and co-director of the My Mental Training startup, which developed an application to manage mental work loads thanks to visualization exercises.

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    L’anosmie se caractérise par la perte totale ou partielle de l’odorat, environ 5% de la population est touchée. Il n’existe encore pas de traitement fiable .Comment aider les anosmiques et faire reconnaître ce handicap invisible ? Ce sont les...

  • Publié le 14 Novembre 2016

    Anosmia: an invisible disability

    Anosmia is the loss of the sense of smell. It affects 5% of people across the world. There is no health-care system to support it. Neva Bojovic discusses what anosmia is and the difficulties of the recognition of this disability.

  • Publié le 04 Novembre 2016

    L’innovation intensive : une stratégie à bout de souffle

    Les déboires de Samsung montrent les limites de la stratégie de compétition par l’innovation intensive. Séverine Le Loarne préconise comme alternative la stratégie du SAV pour laisser le temps aux entreprises de lancer de vraies innovations.

  • Publié le 27 Octobre 2016

    Comment intégrer les femmes entrepreneurs dans les réseaux professionnels ?

    La place des femmes dans les réseaux mixtes et féminins, c’est le sujet de l’article de Séverine Le Loarne et Mark Smith. Pour illustrer leur propos ils s’appuient sur des recherches réalisées pour Réseau Entreprendre et la Commission européenne.

  • Publié le 17 Octobre 2016

    Applications web : accepter sans savoir

    Les conditions générales d’utilisation des applications et services web sont illisibles, incompréhensibles et quasiment jamais lues. Comment sensibiliser les internautes ? Nathalie Devillier préconise « une forme d’advocacy du droit du numérique ».

  • Publié le 03 Octobre 2016

    Le leadership au féminin

    D’après une étude menée en 2014 les femmes sont plus inventives mais moins entendues que les hommes. Fort de ce constat Séverine Le Loarne titulaire de la chaire FERE s’interroge sur l’intégration des filles dans le système éducatif.

  • Publié le 13 Septembre 2016

    Dans les entrailles de Pokémon Go

    De l’utilisation abusive des datas collectées à la constitution d’un algorithme capable de prédire le comportement des utilisateurs, Nathalie Devillier met en lumière l’opacité de l’application Pokémon Go. Une technologie qui attise les...

  • Publié le 19 Août 2016

    NeOse™: Creating an Electronic Description of WHAT YOU SMELL?

    Nearly 10% of the world population is believed to suffer from olfactory disorders. Whether it is the inability to detect odors or an altered sense of smell, olfactory disorders can lead to depression and desocialization. In response, Aryballe...

  • Federico Pigni, Professor at Grenoble Ecole de Management
    Publié le 01 Juillet 2016

    Research: Creating Value from Digital Data Streams

    The big data era is upon us. Startups, major companies, organizations and governments are all rushing to extract essential insights from big data. Yet in doing so, many have overlooked the potential value of the digital data streams (DDS) that make...

  • Federico Pigni, Professor at Grenoble Ecole de Management
    Publié le 01 Juillet 2016

    Recherche : Le big data temps réel, une nouvelle source de création de valeur

    Enregistrés et analysés en quasi temps réel grâce aux progrès de la technologie, les flux de données du big data donnent naissance à de nouveaux services créateurs de valeur. Une étude portant sur 171 initiatives du monde entier décrypte la logique...

  • Publié le 30 Juin 2016

    Grenoble Ecole de Management rejoint l’International Telecommunication Union (ITU) de l'ONU

    Grenoble Ecole de Management devient la première école de management dans le monde, et le premier établissement d'enseignement supérieur en France à rejoindre l’International Telecommunication Union (ITU), agence spécialisée des Nations Unies basée...

  • Publié le 30 Juin 2016

    Joining the UN’s International Telecommunication Union (ITU)

    Grenoble Ecole de Management becomes the first Business School in the world, and the first higher education institution in France to join the prestigious International Telecommunication Union (ITU), the United Nations specialized agency based in...

  • Publié le 22 Avril 2016

    Quand Shakespeare entre en jeu ...

    Cette semaine, nous célébrons les 400 ans de la mort de Shakespeare. Après avoir été analysé, joué, étudié, critiqué, mis en scène, adapté et réadapté, le barde a fait son entrée dans le monde du serious game : que peut-il encore remettre en jeu...

  • Publié le 21 Avril 2016

    Génération Y au sein de l'entreprise et pédagogie : où en est-on ?

    Le sujet des générations Y/Z suscite un intérêt croissant en entreprise, où il vient « rafraîchir » des thèmes plus anciens tels que le management intergénérationnel, la reconnaissance, l’exemplarité ou encore la marque employeur. En tant que...

  • Publié le 29 Mars 2016

    Santé et big data : à qui profite le cyber crime ?

    Le banditisme sur le dark web attaque les entreprises sans épargner le secteur de la santé : établissements publics et privés de santé, organismes de paiement, toutes les organisations gérant des données de santé sont les cibles privilégiées des...

  • Publié le 23 Mars 2016

    2016 : Femmes et économie font-elles bon ménage ?

    Séverine Le Loarne, titulaire de la Chaire FERE et Mark Smith, publient une tribune sur l’évolution de la place des femmes dans l’économie depuis 40 ans. La parité est encore loin d’être acquise, mais les femmes entrepreneures disposent d’atouts...

  • websites such as TripAdvisor have given consumers the power to impact a company's image.
    Publié le 22 Mars 2016

    TripAdvisor: How Companies React to Negative Ratings

    The world wide web has revolutionized the hotel, restaurant and other travel-related industries. From online bookings to customer ratings, companies have to learn how to operate in this new environment. While an organization's market identity used...

  • websites such as TripAdvisor have given consumers the power to impact a company's image.
    Publié le 22 Mars 2016

    Recherche : TripAdvisor ou l’irrépressible montée du pouvoir des consommateurs

    A travers TripAdvisor, les clients ont une influence croissante sur la réputation des hôtels et ces derniers répondent de plus en plus aux avis défavorables. C'est ce que montre une étude menée entre 2002 et 2012 sur les avis des clients de 600...

  • Research: Creating Visitor Engagement Through Music
    Publié le 29 Février 2016

    Research: Creating Visitor Engagement Through Music

    Digital communications have created an information overload for customers. To stand out on the world wide web, companies have to offer clients a high-impact experience. When used properly, music provides a simple yet effective means of creating a...

  • Publié le 18 Février 2016

    Femmes et renouveau économique : Grenoble Ecole de Management et Le réseau Les Pionnières créent la Chaire « FERE »

    Le renouveau économique fait partie des défis majeurs que doit relever la France au 21e Siècle. Les femmes peuvent y contribuer mais avec quel modèle entrepreneurial ? Comment les accompagner dans cette démarche ? Tel est l'objet de cette nouvelle...

  • Publié le 12 Février 2016

    Publication : Big data ou BIG CATA, l'effet Snowden

    En 2015, des millions d'internautes altéraient leurs données ou utilisaient les adblockers. « L'effet Snowden » est engagé et pose un problème sociétal sur la gestion des données, leur protection et utilisation. C'est sur cette thématique que...

  • -	Projet CHESS – Connected Health Early Stage Researcher Support System
    Publié le 08 Septembre 2015

    Connected Health: the New Health Management Models

    Save lives and improve quality of living during and after treatment in the most cost-effective way: the promises of connected health are opening encouraging horizons for the future of healthcare systems. Connected health will contribute to creating...